Wie viele Menschen braucht ein Moderationsteam im Community Management eigentlich? Diese Frage klingt simpel, ist sie aber nicht! Die Antwort hängt von einer ganzen Reihe von Faktoren ab, die in der Praxis oft unterschätzt werden und sich je nach Community, Plattform und Inhalt erheblich unterscheiden können. Allein die Tatsache, dass selbst mit der Unterstützung von (KI-)Tools, Kommentare gesichtet werden müssen, um zu entscheiden wo eine Reaktion notwendig oder sinnvoll ist, wird erfahrungsgemäß oft schlicht vergessen. Das Ergebnis sind unterbesetzte Community Teams, die mehr Schadenbegrenzung betreiben, als wirklich gute Gespräche orchestrieren können.
Genau deshalb habe ich diesen Rechner gebaut, der auf einer Excel-Tablle basiert, die sich über die Jahre bewährt hat. Keine Raketenwissenschaft, aber ein solides Werkzeug, um schnell eine realistische Hausnummer zu bekommen, ob für die eigene Planung oder für das nächste Gespräch mit dem Management.
So funktioniert der Rechner
Der Rechner arbeitet zweistufig, weil Moderation immer zwei Stufen hat.
Betrifft jeden einzelnen Kommentar. Egal ob Herzchen oder Hassrede, jeder Beitrag muss von einem Menschen gesichtet werden. Auch dann, wenn KI vorfiltert, die finale Einschätzung sollte immer beim Menschen liegen. Diese Zeit summiert sich enorm, wird aber in vielen Planungsmodellen komplett vergessen.
Betrifft nur den Teil der Kommentare, der eine Reaktion erfordert: löschen, liken, ausblenden oder beantworten. Wie hoch dieser Anteil ist, hängt stark von der Community ab. Bei einer gut gepflegten, unproblematischen Fanbase können das 10 % sein. Bei einem politisch aufgeladenen Thema oder einer Krisenphase auch 60 % oder mehr.
Dazu kommen die Variablen, die bei jeder Personalplanung eine Rolle spielen: Wie viele Stunden soll die Moderation täglich abdecken? Arbeitet das Team in Schichten? Wie viele Urlaubs- und Krankheitstage müssen eingeplant werden? Wer arbeitet intern, wer extern?
All das fließt in die Berechnung ein und das Ergebnis ist eine konkrete FTE-Zahl (Full-Time Equivalent = Vollzeitäquivalent), aufgeschlüsselt nach Schichten und optionalem Team-Mix, wenn Ressourcen von extern dazu kommen.
Was der Rechner nicht leistet
Ein Rechner ist ein Rechner. Er kennt weder die mentale Belastung durch toxische Inhalte noch den Einarbeitungsaufwand neuer Teammitglieder, Qualitätssicherungsrunden oder Eskalationsprozesse. Diese Faktoren sind real und sollten bei der finalen Planung berücksichtigt werden.
Gib einfach deine Werte ein, das Ergebnis aktualisiert sich automatisch.
Community Moderation Personalrechner
Wie viele Personen braucht dein Moderationsteam? Alle Werte werden direkt im Browser berechnet, keine Daten werden übertragen oder gespeichert.
Alle Berechnungen laufen lokal in deinem Browser – keine Daten werden übertragen. Arbeitstage/Jahr: 260.
Wie komme ich an die Zahlen?
Die ehrliche Antwort: Am Anfang schätzt du und das ist völlig okay. Der Rechner liefert eine Orientierung, erhebt aber keinerlei Anspruch auf 100% Treffgenauigkeit. Aber je genauer deine Eingaben, desto aussagekräftiger wird das Ergebnis.
Der verlässlichste Weg, um realistische Werte zu bekommen, ist eine kurze Zeiterfassungsphase im laufenden Betrieb. Zwei Wochen reichen meistens:
- Jede Person im Team erfasst, wie lange sie pro Sichtung braucht. Einfach stichprobenartig messen, wie viele Kommentare pro Minute gesichtet werden können.
- Gleichzeitig wird notiert, wie viele Kommentare tatsächlich eine Aktion ausgelöst haben (löschen, ausblenden, antworten)und wie lange diese gedauert hat. Bilde aus den gemessenen Werten einen Durchschnitt.
- Am Ende der zwei Wochen hast du so echte Durchschnittswerte statt Bauchgefühl.
Wenn du es genauer haben möchtest, habe ich in diesem Blogbeitrag eine Vorlage in Form einer Tabelle für die Zeiterfassung mit drin.
Für alles andere wie Urlaubstage, Krankheitstage, Pausenzeiten, nimmst du die Werte, die bei euch gängig sind.
| Feld | Was es bedeutet | Typischer Startwert |
|---|---|---|
| Kommentarvolumen | ||
| Kommentare pro Tag | Wie viele Kommentare gehen im Schnitt täglich ein, über alle Plattformen zusammen. | Kommt auf die Community an |
| davon mit Aktion (%) | Wie viel Prozent der Kommentare lösen eine Reaktion aus, also löschen, ausblenden oder aktiv antworten. Reine Herzchen oder neutrale Kommentare zählen hier nicht. | 10–30 % |
| Zeitaufwand | ||
| Sichtungszeit Stufe 1 | Wie viele Sekunden braucht eine Person, um einen Kommentar zu lesen und zu entscheiden, ob Handlungsbedarf besteht. Gilt für jeden einzelnen Kommentar. | 5–15 Sekunden |
| Zeit pro Aktion Stufe 2 | Wie viele Minuten dauert es, einen Kommentar zu löschen, auszublenden oder zu beantworten, inklusive der Zeit fürs Formulieren bei Antworten. | 1–5 Minuten |
| Arbeitszeit & Schichten | ||
| Arbeitsstunden pro Person / Tag | Die vertraglich vereinbarte tägliche Arbeitszeit einer Person im Moderationsteam. | 8 Stunden |
| Abzudeckende Stunden / Tag | Wie viele Stunden pro Tag die Moderation aktiv laufen soll. Bei einer Schicht = 8 h, bei zwei Schichten = 16 h, rund um die Uhr = 24 h. | 8 h (eine Schicht) |
| Abzüge von der Nettoarbeitszeit | ||
| Pausenzeit pro Schicht | Gesetzliche und freiwillige Pausen, die von der Schichtzeit abgezogen werden, bevor der Produktivitätsabzug greift. | 30 Minuten |
| Produktivitätsabzug (%) | Der Anteil der verbleibenden Arbeitszeit, der nicht direkt für Moderation genutzt wird: zum Beispiel Teammeetings, interne Abstimmungen, Einarbeitung oder administrative Aufgaben. | 15 % |
| Abwesenheiten | ||
| Urlaubstage pro Jahr | Der durchschnittliche Jahresurlaub pro Person. Wird genutzt, um den Abwesenheitspuffer zu berechnen – also wie viele Personen zusätzlich eingeplant werden müssen, damit die Kapazität auch bei Abwesenheiten stimmt. | 25 Tage (Deutschland) |
| Krankheitstage pro Jahr | Ein Schätzwert für krankheitsbedingte Ausfälle pro Person und Jahr. Fließt genauso in den Abwesenheitspuffer ein wie der Urlaub. | 10 Tage |
| Team-Mix (optional) | ||
| Anteil externe Moderation (%) | Wie viel Prozent der Moderationskapazität über externe Kräfte abgedeckt werden soll: zum Beispiel Freelancer oder eine Agentur. Bei 0 % wird rein internes Personal berechnet. | 0 % (rein intern) |
| Verfügbarkeitsquote extern (%) | Wie verlässlich externe Kräfte kurzfristig abrufbar sind. Da Freelancer nicht immer verfügbar sind, braucht man rechnerisch mehr davon als intern, dieser Wert bildet das ab. | 80 % |